Cykl webinarów Walter Herz wywołał dyskusję o przyszłości rynku biurowego w Polsce

Wydarzenie Why Invest in Poland, organizowane przez Walter Herz w ramach Akademii Najemcy, na które złożył się cykl webinarów, przyciągnęło ponad 550 osób z około 250 firm i organizacji. Podczas spotkań omawiane były możliwości inwestycyjne, potencjał rynku biurowego, kapitał ludzki oraz zachęty, jakie inwestorom oferuje sześć największych miast w Polsce.

– Seria webinarów, którą zainicjowaliśmy pod koniec minionego roku dotyczyła Warszawy, Wrocławia, Krakowa, Trójmiasta, Łodzi i Poznania. Projekt skierowany był przede wszystkim do firm zainteresowanych zmianami zachodzącymi na krajowym rynku biurowym. Przyznam, że jego powodzenie przerosło nasze oczekiwania. Panele moderowali przedstawiciele firm z sektora BPO/SSC, wiodących firm deweloperskich oraz reprezentanci samorządów poszczególnych miast. Mocną grupę wśród uczestników stanowiły firmy z sektora BPO/SSC i IT/ ITO, który należy do najszybciej rozwijających się segmentów naszego rynku – informuje Mateusz Strzelecki, Partner i Head of Regional Markets w Walter Herz.

Mateusz Strzelecki, Partner i Head of Regional Markets w Walter Herz.

Cykl spotkań był kontynuacją wątków podjętych podczas międzynarodowego webinarium, na którym zaprezentowany został raport Why invest in Poland, opracowany przez Walter Herz wraz z Polską Agencją Inwestycji i Handlu Grupa PFR (PAIH) oraz firmą doradztwa personalnego People.

Webinary wywołały dyskusję na temat scenariuszy związanych z powrotem do biur i kierunku, w jakim zmierza rynek biurowy w Polsce. Przedstawiciele firm, uczestniczących w wydarzeniach podzielili się swoimi spostrzeżeniami na temat wyzwań, jakie przyniosło prowadzenie działalności w czasie pandemii, jak również rozwiązań wdrożonych w firmach dla podniesienia efektywności pracy zdalnej, która nigdy dotąd nie była rozpowszechniona na tak dużą skalę.

Zmiany w biurach

W sprawie utrzymania biur wyraźnie widać zbliżone stanowisko. Firmy nie zamierzają z nich rezygnować, planują natomiast modyfikację aranżacji powierzchni. Decyzje dotyczące wprowadzenia konkretnych zmian zapadną jednak ostatecznie, kiedy ustalone zostaną szczegóły związane z rotacyjnym systemem pracy, jaki obowiązywał będzie wszystkich pracowników w firmach po powrocie do biur.

– Przewidujemy, że coraz powszechniejszy stanie się model hybrydowy, dający większą elastyczność, zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Biuro nadal będzie bardzo istotnym elementem w budowie innowacyjności firmy. Wnikliwa analiza i odpowiedni wybór funkcji, możliwych do wykonywania zdalnie i wymagających pracy z biura będzie jednym z wyzwań dla osób podejmujących decyzje w sprawie systemu pracy – Krzysztof Wierzchowski, VP Securities Services Franklin Templeton Services.

Dla części firm home office nie jest nowością. Jolanta Gantkowska, Global Director w  GCSCs, Alexander Mann Solutions mówi, że przez kilka lat firma miała już wdrożony system rotacyjnej pracy zdalnej. – Dotąd taki tryb dotyczył około 25 proc. pracowników. Szacujemy, że teraz może zwiększyć się on do 50 proc. Myślę, że im dłużej będziemy zmuszeni do pracy zdalnej, tym większa będzie chęć powrotu do biura i pracy z zespołem – dodaje.

Kinga Chelińska-Barańska, Country Manager w Digital Workorce także uważa, że praca z domu jest możliwa i efektywna, ale w dłuższej perspektywie nie zastąpi pracy w biurze. – Biuro traktujemy i nadal będziemy traktować jako miejsce spotkań i pracy projektowej. Wrócimy do biur, ale będą to już inne miejsca. Będziemy zwracać większą uwagę na higienę, zwiększymy odległości między biurkami, zainstalujemy ścianki lub nakładki plexi. Stworzymy więcej oddzielnych pomieszczeń kosztem open space. Wprowadzimy system dzielonej pracy hybrydowej, ograniczając liczbę pracowników na powierzchni – informuje.

Biuro jest też bardzo istotnym elementem pracy i budowania kultury organizacyjnej w Michael Page Poland. – W ankietach, które zebraliśmy od pracowników dominują preferencje związane z pracą w trybie hybrydowym, mieszanym w proporcjach 3/2 lub 2/3 łączących pracę z biura z pracą z domu. W związku z tym, przewidujemy raczej, że zmieni się jego funkcjonalność i rozwiązania, jak np. mniejsze sale konferencyjne przystosowane do spotkań video. Feedback pod kątem zadowolenia pracowników z home office, który przeszli w ten tryb pracy, a wcześniej nie korzystali z opcji pracy z domu przyniósł za pierwszym razem bardzo pozytywne oceny. Po około dwóch miesiącach okazało się jednak, że nie chcieliby pracować z domu 100 proc. czasu pracy, ale mieć możliwość zarówno pracy z domu, jak i z biura – informuje­ Piotr Dziedzic, Senior Director Michael Page Poland.

Firma EPAM Systems również planuje stopniowy powrót do biur. – Dajemy pracownikom komfort wyboru najwygodniejszego modelu pracy i czas na adaptację. Przewidujemy, że część pracowników zechce na stałe pracować zdalnie, jednak znacząca większość wróci do biura w opcji hot-desking/hotelling. Grono tych, którzy na stałe wrócą do pracy z biura będzie stopniowo rosnąć – mówi Ievgen Berezenko, FRM, PMP, SA, Director, Head of EPAM Northern Poland Delivery Organization.

Justyna Piwowarczyk, GBS Senior Director w Smith+Nephew, zakłada że wiele osób będzie chciało regularnie kontynuować pracę zdalną. W perspektywie trzech lat firma nie planuje większych zmian, jeśli chodzi o wynajem powierzchni. Przygotowuje się natomiast do zmniejszenia liczby biurek na rzecz collaborative space.

Wyzwania

Wśród największych trudności, z jakimi trzeba było się zmierzyć po wybuchu pandemii, firmy wymieniają najczęściej szybkie wdrożenie sprawnej komunikacji na home office, zarówno z klientami, jak i pracownikami oraz rozwiązań monitorujących efektywność pracy.

Kinga Chelińska-Barańska wskazuje również na czas dostarczenia rozwiązań do klientów, jako niezwykle istotny aspekt dla firmy. – Dlatego też staramy się utrzymywać efektywność pracy na bardzo wysokim poziomie, co wydaje się obecnie najtrudniejsze ze względu na ograniczone relacje międzyludzkie. A w kontaktach z klientami maksymalnie doprecyzowywać szczegóły i kilkukrotnie potwierdzać informacje, by brak kontaktów bezpośrednich w żaden sposób nie wpłynął na ostateczną wersję produktu lub serwisu. Postawiliśmy też dodatkowo na wirtualne spotkania „przy kawie”. Brakowało nam bezpośrednich kontaktów ze współpracownikami, tych spontanicznych interakcji w kuchni, czy na open space. Dokonaliśmy także przewartościowania stanowisk pracy, wprowadziliśmy nowe modele kompetencyjne i usprawniliśmy procesy kontrolne. Znacznie większą uwagę poświęcamy również wellbeingowi pracowników. Organizujemy webinary ze specjalistami, głównie o tematyce psychologicznej, ponieważ takie zapotrzebowanie jest zgłaszane – informuje Kinga Chelińska-Barańska.

Justyna Piwowarczyk, mówi że wyzwaniem było wprowadzanie działań covidowych, z których część była wdrażana w organizacji globalnie, a które nie zawsze sprawdzają się lokalnie. Wspomina, że tym co doskwiera ludziom cały czas jest brak relacji socjalnych  takich jak spotkania biznesowe w biurze czy rozmowa przy kawie.

Często i nagle zmieniające się przepisy związane z przeciwdziałaniem pandemii jako utrudnienie w pracy postrzega również Krzysztof Wierzchowski. – Wdrażanie zmian w organizacji pracy i komunikowanie ich w bardzo szybkim tempie wymagało od naszego zespołu zarządzającego dużego wysiłku. Szczególnie istotna stała się regularna komunikacja z pracownikami, pozwalająca utrzymać stałe zaangażowanie. Staraliśmy się zwracać uwagę na różne aspekty dobrostanu naszych pracowników oraz utrzymywaniu ich dobrego samopoczucia, w czym pomagają m.in. wirtualne sesje i spotkania. Bardzo pomocne było także stworzenie grup roboczych wśród naszych pracowników, które identyfikowały i dzieliły się dobrymi praktykami z całą organizacją. Częsty kontakt poprzez różnego rodzaju wirtualne ankiety, sesje i spotkania pozwala nam monitorować poziom zadowolenia z trybu pracy zdalnej, jak również identyfikować potencjalne obszary, nad którymi musimy jeszcze popracować – mówi Krzysztof Wierzchowski.

Ievgen Berezenko jako największe wyzwanie dla firmy również wymienia konieczność dostosowywania zarządzania do dynamicznie zmieniających się wytycznych rządu. – Posiadając zaawansowane narzędzia do pracy zdalnej, umożliwiające współpracę rozproszonych zespołów jeszcze przed pandemią byliśmy przygotowani na szereg możliwych scenariuszy kryzysowych. W obecnej sytuacji widzimy, że wydajność pracowników oraz zespołów utrzymała się na dotychczasowym poziomie lub polepszyła się. Jednocześnie w związku z brakiem kontaktu bezpośredniego zaczynają pojawiać się problemy z zakresu zdrowia psychicznego oraz weelbeingu, na które opracowujemy odpowiednie rozwiązania – informuje Ievgen Berezenko.

Dla Michael Page Poland, jako firmy rekrutacyjnej największym utrudnieniem początkowo okazało się prowadzenie w tak dużym stopniu jak nigdy dotąd relacji zdalnej z klientami oraz kandydatami. – Okazało się później, że wszyscy szybko dopasowali się do nowej formy prowadzenia spotkań i znaczna część rekrutacji, które zakończyliśmy odbyła się 100 proc. zdalnie – przyznaje Piotr Dziedzic.

Jolanta Gantkowska, informuje że w firmie konieczne było stworzenie bezpiecznego środowiska pracy z punktu widzenia infrastruktury IT oraz inwestycja w umiejętności kadry managerskiej w zakresie zarzadzania zespołem rozproszonym. – Wdrożyliśmy globalny system monitorowania aspektów operacyjnych naszej działalności. Od początku pandemii monitorowaliśmy m.in. zaangażowanie pracowników i ich well-being, główne metryki  produktywności i ich trendy, sprawność działania technologii oraz ilość pracy. Po dwóch miesiącach, widząc że wszystkie wskaźniki są stabilne, mogliśmy wrócić do zwykłych metod zarzadzania i monitorowania efektywności – dodaje.

– Wszyscy uczestniczy rynku z wielką uwagą obserwują sytuację, oczekując na odmrożenie gospodarki. Myślę, że na przełomie marca i kwietnia br. będzie już wyraźnie widoczna adaptacja nowych form pracy i kierunku, w którym pójdzie sektor biurowy pod wpływem tych zmian – przyznaje Mateusz Strzelecki. – Wiosną planujemy powrócić z ogólnopolskim wydarzeniem, podczas którego mówić będziemy o transformacji sektora biurowego oraz prognozach dotyczących jego dalszej ewolucji w kontekście upowszechniania się rotacyjnego systemu pracy. O decyzjach najczęściej podejmowanych przez firmy w kwestii optymalizacji powierzchni najmu, a także o działaniach deweloperów i napływie nowych inwestorów do Polski, co kształtować będzie podaż i popyt – dodaje.

***

o Walter Herz

Walter Herz jest wiodącym na rynku, polskim podmiotem prowadzącym działalność w sektorze nieruchomości komercyjnych na terenie kraju. Od 8 lat firma świadczy kompleksowe i strategiczne usługi doradcze w całej Polsce. Eksperci Walter Herz doradzają inwestorom, właścicielom nieruchomości i najemcom. Firma zapewnia pełną obsługę, zarówno firmom z sektora prywatnego, jak i publicznego. Doradcy Walter Herz wspierają klientów w poszukiwaniu i wynajmie powierzchni biurowych oraz świadczą usługi doradcze przy realizacji projektów inwestycyjnych w sektorze komercyjnym i hotelowym.

Firma ma siedzibę w Warszawie oraz odziały regionalne w Krakowie, Wrocławiu, Trójmieście i Łodzi. Walter Herz jest twórcą Akademii Najemcy, pierwszego w Polsce projektu, który wspiera i edukuje najemców powierzchni komercyjnych z całej Polski. Prowadzi szkolenia stacjonarne w największych miastach w kraju. W trosce o najwyższy poziom etyczny świadczonych usług wprowadziła Kodeks Dobrych Praktyk.