Remont biura lub lokalu – najczęstsze błędy ekip remontowych i kolizje instalacji

Remont biura lub lokalu użytkowego to kompleksowy proces, który angażuje specjalistów z różnych branż: budowlanej, elektrycznej, hydraulicznej, telekomunikacyjnej i wielu innych. Każda z tych branż ma swoje specyficzne zadania i wymagania, a ich wzajemne oddziaływanie może prowadzić do problemów i nieporozumień. Niewłaściwa koordynacja prac może skutkować opóźnieniami i kosztownymi błędami, trudnymi do naprawy na późniejszych etapach realizacji. Poznaj najczęstsze kolizje na styku różnych branż podczas remontów biur i lokali oraz sposoby na ich uniknięcie, korzystając z know-how doświadczonego generalnego wykonawcy projektów wykończeniowych i fit-out, firmy GoodRoom Sp. z o.o.

Jakie instalacje występują w projektach remontowych?

Rodzajów instalacji podczas remont biura pod klucz lub lokalu do skoordynowania jest wiele. Wśród najczęstszych instalacji w przypadku biur i lokali komercyjnych są:

instalacje sanitarne (wod-kan, HVAC – Zintegrowany system ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji)

• instalacje elektryczne (oświetlenie podstawowe, oświetlenie awaryjne, ewakuacyjne, oświetlenie dekoracyjne, zróżnicowane stacje transformatorowe (budowa oraz serwis), instalacje siłowe, instalacje odgromowe, uziemienia, instalacje IT)
• instalacje budowlane (ściany gipsowo-kartonowe i murowane, ściany mobilne, zabudowy szklane, podłogi podniesione, sufity systemowe, stolarka drzwiowa i okienna, podłogi, wykładziny i parkiety, antresole, zabudowy meblowe, montaże lad recepcyjnych, lamelki fornirowane, boniowania ścian, prace wykończeniowe)
• instalacje teletechniczne
  • poż (Wykonanie i wdrażanie – instalacje przeciwpożarowe w budynkach)
  • BMS (Wdrożenia systemów inteligentnego zarządzania budynkami),
  • DSO (Dźwiękowy system ostrzegawczy – system podnoszący bezpieczeństwo w budynku),
  • SSP (System sygnalizacji pożaru w budynkach),
  • Systemy gaszenia (System gaszenia gazem, instalacja tryskaczowa, mgła wodna),
  • Systemy detekcji CO i LPG (System detekcji gazów w garażach),
  • Kontrola dostępu,
  • SSWiN (Monitoring i Systemy Sygnalizacji Włamania i Napadu).

Kolizje na styku różnych branż podczas projektów budowlanych mogą stanowić poważne ryzyko dla właściciela. Brak odpowiedniej koordynacji prac może prowadzić do nieplanowanych przeróbek i opóźnień, co skutkuje wzrostem kosztów całego przedsięwzięcia. Źle zgrane działania mogą skutkować uszkodzeniami istniejących instalacji, zwiększając ryzyko awarii i zagrożeń bezpieczeństwa. Niewłaściwe rozplanowanie prac może również wymagać kosztownych zmian projektowych na późniejszym etapie. W efekcie właściciel ponosi nie tylko dodatkowe koszty, ale także traci czas, co może opóźnić otwarcie lub użytkowanie lokalu.

Jakie błędy i kolizje występują najczęściej w remontach biur i lokali?

Na styku różnych branż podczas prac remontowych lub fitout biur i lokali, często dochodzi do szeregu błędów projektowych i konfliktów instalacyjnych, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Niewłaściwa koordynacja prac może skutkować na przykład uszkodzeniem instalacji elektrycznej przez ekipę budowlaną lub hydraulików. Brak współpracy między specjalistami może prowadzić do sytuacji, gdzie instalacje elektryczne i wodociągowe krzyżują się w nieodpowiednich miejscach. Takie błędy zwiększają ryzyko awarii, opóźnień w realizacji projektu i dodatkowych kosztów napraw. Mogą także wpłynąć na bezpieczeństwo użytkowników, np. przez nieodpowiednie rozmieszczenie instalacji. Kluczowe jest ścisłe planowanie i współpraca między branżami na każdym etapie remontu.

Właściwe zaplanowanie i koordynacja prac w wykończenia pod klucz to odpowiedzialność ekipy remontowej i wykonawców. Jednak doświadczenia właścicieli lokali użytkowych czy Office Managerów zlecających remont biura świadczą o tym, że w zakresie kompleksowego podejścia do projektu remontowego jest jeszcze wiele do zrobienia.

Najczęściej występujące błędy i kolizje w trakcie prac remontowych biur i lokali to:

• nieodpowiednia koordynacja i nieprzemyślana kolejność prac prowadzący do poważnych problemów. Przykłady to kładzenie płytek przed malowaniem, przypadkowe naruszenie istniejących instalacji, brak zaplanowanych floorboxów w odpowiednich miejscach czy brak zaplanowania puszek na gniazda i oświetlenie.
• brak weryfikacji w naturze warunków brzegowych przed przystąpieniem do projektowania, przykładowo tj. wystarczająca ilość ciepła, chłodu, mocy przydzielonej do lokalu; brak weryfikacji miejsca pod podłogą podniesioną, spadków w instalacji wod-kan, wysokości w lokalu, a także występujących uskoków;

• brak wcześniejszych ustaleń z sąsiadami, czy możliwe będzie przebicie przez strop w przypadku konieczności wykonania instalacji pomiędzy piętrami, np. na potrzeby instalacji wod-kan, instalacji klimatyzacji;
• niedopracowany skoordynowany rzut sufitów, na którym powinny znaleźć się wszystkie widoczne elementy instalacji: lampy, nawiewniki, czujki, głośniki, sufity podwieszane;
• błędy w rozdzielni elektrycznej, np. błędna lokalizacja utrudniająca dostęp, niewłaściwy dobór zabezpieczeń, prowadzący do przeciążeń i awarii. W przypadku rozdzielni często pomija się również aktualizację rozdzielni do nowych standardów, co skutkuje niezgodnością z przepisami, czytelność oznaczeń i dokumentacji komplikujące konserwację i naprawy, czy nieodpowiednią wentylację / zarządzanie kablami prowadzące do przegrzewania się i uszkodzeń.
• niewłaściwe rozmieszczenie gniazd, chaotyczne okablowanie lub zbyt mała liczba portów sieciowych jako najczęściej pojawiające się błędy w zakresie instalacji sieci internetowej i telekomunikacyjnej pod biurka pracowników. W dłuższej perspektywie brak odpowiedniego zarządzania kablami może skutkować plątaniną przewodów (ryzyko wypadków), a nieodpowiednie zabezpieczenia przeciwprzepięciowe mogą narażać sprzęt komputerowy na awarie, a co gorsza narażać firmę – na utratę danych.

Unikanie powyższych błędów wymaga ścisłej współpracy między branżami, odpowiedniego planowania oraz przestrzegania norm i przepisów. Właściwa koordynacja projektów i komunikacja między zespołami to klucz do sukcesu i uniknięcia kosztownych poprawek. Sprawdźmy, co mogą zrobić poszczególni interesariusze projektów remontowych i fit-out, by uniknąć kolizji technicznych i wpadek podczas kompleksowych remontów.

Remont biura nie musi być uciążliwy i ryzykowny. Kluczem do sukcesu jest know-how  w zakresie zarządzania projektami wykonawczymi, w tym znajomość typowych kolizji na styku różnych branż i instalacji. Źródło: Generalny Wykonawca GoodRoom

Jak unikać błędów w projektach remontowych biur i lokali?

Choć największą rolę przy remoncie odgrywają ekipy wykonawcze, błędy przy remontach mogą pojawić się po różnych stronach projektu wykończeniowego. Z tego powodu sposoby na ich uniknięcie należy analizować per interesariusz. Oto główni interesariusze, którzy zazwyczaj biorą udział w takich przedsięwzięciach:

• Właściciele lokali – Osoby lub firmy, które są właścicielami nieruchomości, mający na celu poprawę funkcjonalności i estetyki swojego biura lub lokalu.
• Inwestorzy – Osoby lub podmioty finansujące projekt, które mogą mieć konkretne oczekiwania dotyczące kosztów, czasu realizacji oraz efektów końcowych. W przypadku remontu biura lub lokalu komercyjnego będą to najczęściej zarządy i właściciele firm.
• Architekci i projektanci wnętrz – Specjaliści odpowiedzialni za opracowanie koncepcji przestrzennej, funkcjonalności oraz estetyki lokalu.
• Firmy budowlane, Generalni Wykonawcy lub Biura Fit-out (Design & Build) – Ekipy wykonawcze, specjaliści od instalacji (elektrycy, hydraulicy, instalatorzy systemów HVAC (ogrzewanie, wentylacja i klimatyzacja) oraz technicy IT, którzy odpowiadają za odpowiednie instalacje i zapewnienie ich prawidłowego działania. W przypadku wykonawców Design & Build dostarczających kompleksową usługę zarządzania projektem remontowym, ekipy wykonawcze i specjaliści powinni być zarządzani przez Project Managera; w procesach są również zaangażowani wówczas kosztorysanci czuwający nad budżetem realizacji.
• Nadzór budowlany – Przedstawiciele organów regulacyjnych lub inspektorzy, którzy monitorują przebieg prac budowlanych i zapewniają zgodność z przepisami prawa budowlanego oraz normami.

Co może zrobić właściciel lokalu i inwestor, by ograniczyć ryzyko remontu?

Właściciele lokali i inwestorzy mogą podjąć szereg działań, aby ograniczyć ryzyko związane z remontem. Oto kluczowe kroki, które warto rozważyć:

1. Wybór odpowiedniej ekipy wykonawczej

• Dokładna selekcja: Zatrudnienie sprawdzonej ekipy wykonawczej z dobrymi referencjami i doświadczeniem w podobnych projektach. Najwłaściwszym rozwiązaniem jest tu wybór biura Design & Build / Generalnego Wykonawcy, który dostarczy kompleksowe rozwiązania i skoordynuje prace projektowe i instalacyjne we wszystkich trzech branżach (budowlanej, sanitarnej, elektrycznej), w miejsce zatrudniania poszczególnych ekip. Wiarygodny generalny wykonawca zaoferuje również usługę zarządzania projektem – zlecenie nadzoru nad remontem doświadczonemu Project Manager FitOut, który będzie odpowiedzialny za koordynację prac i komunikację z zespołem wykonawczym.

• Weryfikacja:
  • licencji i certyfikatów: Upewnienie się, że wykonawcy posiadają wszystkie wymagane licencje oraz certyfikaty, co zapewnia ich kompetencje i zgodność z przepisami.
  • portfolio ekipy wykonawczej: Sprawdzenie przeszłych realizacji i ich rezultatów; jeśli możliwe – również referencji;
  • zespołu: Czy firma ma w zespole zarówno wykonawców z uprawnieniami, Kierowników Projektu Fit-Out, kosztorysantów, specjalistów różnych branż, których łatwiej będzie skomunikować.
  • kompetencji: Zadanie pytań o tym jak uniknąć błędów podczas remontu – z tego artykułu.

2. Sporządzenie szczegółowego projektu i harmonogramu

• Dokumentacja projektowa: Opracowanie szczegółowego projektu z uwzględnieniem wszystkich aspektów remontu, w tym układu przestrzennego, instalacji i materiałów.
• Harmonogram prac: Stworzenie realistycznego harmonogramu, który uwzględnia czas potrzebny na każdą fazę prac oraz terminy realizacji.

4. Zarządzanie budżetem

• Szczegółowy budżet: Opracowanie szczegółowego budżetu remontowego, który uwzględnia wszystkie koszty, w tym materiały, robociznę, nadzór oraz ewentualne nieprzewidziane wydatki.
• Rezerwa budżetowa: Przeznaczenie części budżetu na nieprzewidziane wydatki, co pomoże w przypadku konieczności dokonania dodatkowych prac.

5. Dokładna kontrola jakości materiałów

• Wybór wysokiej jakości materiałów: Zakup materiałów od renomowanych dostawców, co zmniejsza ryzyko ich awarii lub szybkiego zużycia.
• Testowanie materiałów: Przeprowadzanie testów materiałów przed ich zastosowaniem, aby upewnić się o ich trwałości i odpowiednich parametrach.

6. Przeprowadzenie analizy ryzyka

• Identyfikacja ryzyk: Przeprowadzenie analizy ryzyka, która pozwoli zidentyfikować potencjalne zagrożenia związane z remontem i przygotować odpowiednie strategie ich minimalizacji.
• Plan działania w sytuacjach kryzysowych: Opracowanie planu awaryjnego na wypadek wystąpienia problemów, takich jak opóźnienia czy niezgodności w pracach.

7. Komunikacja z interesariuszami

• Regularne aktualizacje: Utrzymywanie stałej komunikacji z interesariuszami, w tym pracownikami biura i innymi wykonawcami, aby na bieżąco informować o postępach i ewentualnych zmianach.
• Uwzględnianie potrzeb użytkowników: Zbieranie opinii pracowników na etapie planowania, aby remont odpowiadał ich oczekiwaniom i zwiększał komfort pracy.

8. Przestrzeganie przepisów i norm

• Zgodność z regulacjami: Upewnienie się, że wszystkie prace są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego oraz normami bezpieczeństwa.
• Inspekcje i nadzór: Zlecenie okresowych inspekcji, które pomogą wykryć potencjalne problemy na wczesnym etapie.

Podjęcie tych działań pomoże właścicielom lokali i inwestorom zminimalizować ryzyko związane z remontem oraz zwiększyć szanse na pomyślną realizację projektu w zaplanowanym czasie i budżecie.

Poznajcie typowe wpadki ekip budowlanych – ta wiedza pozwoli przeprowadzić skuteczny remont pod klucz w optymalnym budżecie, czasie i jakości.  Źródło: Generalny Wykonawca GoodRoom

Jak powinien działać Project Manager Fit-Out oraz jego ekipy wykonawcze, by ograniczyć ryzyko błędów podczas remontu?

Już sam fakt wyboru firmy dostarczającej kompleksowe rozwiązanie „projekt & realizacja” (Design & Build), a nie nieskoordynowanych specjalistów i ekip, w znacznym stopniu ogranicza potencjalne problemy  podczas remontu.

Techniczne podejście do unikania kolizji instalacyjnych jest kluczowe w praktyce budowlanej. Oznaczenie przebiegu instalacji, dokładne planowanie i stosowanie odpowiednich technik mogą znacznie zmniejszyć ryzyko kolizji.

Oto kilka konkretnych sposobów, które powinien znać i stosować sprawny Project Manager Fit-Out, aby przeprowadzić remont biura lub lokalu komercyjnego bez wpadek i opóźnień:

1.Dokładne oznaczenie przebiegu instalacji

Oznaczenie na ścianach i podłogach: Przed przystąpieniem do prac budowlanych warto dokładnie oznaczyć na ścianach i podłogach miejsca, gdzie przebiegają instalacje elektryczne, hydrauliczne, wentylacyjne i inne. Można używać różnych kolorów lub symboli, aby jasno zidentyfikować rodzaj instalacji.

Przedstawienie tras instalacyjnych na planach: Na szczegółowych planach budowlanych powinny być wyraźnie zaznaczone wszystkie trasy instalacji, z podziałem na różne typy (np. elektryczne, wodne, HVAC). To ułatwia pracę zespołom budowlanym i minimalizuje ryzyko przypadkowego uszkodzenia którejkolwiek z instalacji.

2. Dokładne rozmieszczenie punktów instalacyjnych

Lokalizacja puszek pod gniazda i oświetlenie: Puszki na gniazda elektryczne, wyłączniki oraz punkty oświetleniowe powinny być precyzyjnie oznaczone na ścianach jeszcze przed przystąpieniem do tynkowania czy malowania. Dzięki temu ekipy budowlane i instalacyjne mają jasność co do miejsc, w których znajdują się te elementy.

Floorboxy i inne punkty dostępu: W przypadku planowania instalacji w podłodze, takich jak floorboxy (puszki podłogowe), ważne jest ich precyzyjne rozmieszczenie. Oznaczenie miejsc, gdzie mają zostać zamontowane oraz odpowiednie doprowadzenie do nich kabli i przewodów, pomaga uniknąć kolizji z innymi instalacjami (np. rurami czy przewodami wentylacyjnymi).

3. Wykorzystanie technologii wykrywających

Wykrywacze instalacji pod powierzchnią: Przed przystąpieniem do wiercenia lub cięcia w ścianach i podłogach, warto używać wykrywaczy instalacji, które mogą zidentyfikować przewody elektryczne, rury i inne elementy ukryte pod powierzchnią. To zmniejsza ryzyko uszkodzenia istniejących instalacji.

Skany 3D i modele BIM: Skorzystanie z technologii skanowania 3D, które może dokładnie odzwierciedlić układ pomieszczeń wraz z instalacjami, jest również skuteczne. Modele BIM (Building Information Modeling) umożliwiają wizualizację i analizę kolizji w trójwymiarowym środowisku przed rozpoczęciem rzeczywistych prac.

4. Odpowiednie planowanie tras instalacyjnych

Selektywne prowadzenie tras: Trasy instalacyjne powinny być zaplanowane tak, aby minimalizować możliwość ich kolidowania z innymi instalacjami. Na przykład, przewody elektryczne mogą być prowadzone w górnych partiach ścian, podczas gdy rury hydrauliczne w dolnych, aby uniknąć krzyżowania się.

Kanały i korytka instalacyjne: W miejscach, gdzie może dojść do przecięcia kilku instalacji, warto zastosować dedykowane kanały lub korytka instalacyjne, które pozwalają na uporządkowane prowadzenie przewodów i rur. To pomaga uniknąć chaotycznego rozmieszczenia, które sprzyja kolizjom.

Doświadczona ekipa remontowa wie, jak ustrzec się kolizji na styku różnych branż i instalacji w projekcie wykończenia. Pasy na stropie w innych odcieniach pozwalają rozróżnić miejsce zbrojenia np. sprężynowego, gdzie ekipa wykonawcza nie powinna wiercić. Prosty sposób na uniknięcie błędów w remoncie. Źródło: Generalny Wykonawca GoodRoom

5. Zastosowanie technologii znakowania przewodów

Znakowanie kabli i przewodów: Przewody i kable powinny być odpowiednio oznakowane (np. za pomocą kolorowych opasek lub etykiet) już na etapie instalacji. Dzięki temu łatwiej zidentyfikować ich funkcję i uniknąć przypadkowego przecięcia podczas późniejszych prac budowlanych.

Przyłącza i punkty serwisowe: Ważne jest, aby dostęp do krytycznych punktów instalacyjnych, takich jak rozdzielnie elektryczne czy główne przyłącza wodne, był dobrze oznaczony i zabezpieczony, aby uniknąć przypadkowego uszkodzenia.

6. Konsultacje z doświadczonymi fachowcami

Współpraca międzybranżowa: Przed rozpoczęciem prac, szczególnie w skomplikowanych projektach, warto skonsultować się z doświadczonymi specjalistami z każdej branży. Mogą oni dostarczyć cenne wskazówki dotyczące unikania kolizji, wskazać potencjalne problemy i zaproponować skuteczne rozwiązania.

7. Dokumentacja zdjęciowa

Prowadzenie na bieżąco zdjęciowej dokumentacji z postępu robót, a w szczególności prac zanikowych takich jak układanie kabli, montaż konstrukcji oraz wzmocnień ścian gipso-kartonowych, gruntowanie powierzchni przed montażem elementów wykończeniowych.

Bieżąca koordynacja na budowie ze wszystkimi ekipami, omawianie zaistniałych problemów w obecności wszystkich zainteresowanych stron.

8. Inwentaryzacja powykonawcza: Po zakończeniu instalacji warto przeprowadzić inwentaryzację powykonawczą, która dokładnie dokumentuje ostateczne rozmieszczenie wszystkich instalacji, a także sporządzenie wszelkich niezbędnych prób / pomiarów szczelności, wydajności, hałasu, itd. Taka dokumentacja jest nieoceniona podczas przyszłych remontów czy modernizacji.

Współpraca z Project Managerem i firmą wykonawczą, która nie zna zasad skutecznego zarządzania projektem remontowym, może prowadzić do poważnych problemów. Brak doświadczenia w doborze odpowiedniej ekipy oraz niewłaściwe planowanie mogą skutkować opóźnieniami i wzrostem kosztów. Nieznajomość zasad kontroli jakości materiałów może prowadzić do użycia produktów niskiej jakości, co wpływa na trwałość i bezpieczeństwo remontowanej przestrzeni. Ponadto, niewłaściwa komunikacja między zespołami może skutkować kolizjami na styku branż, co dodatkowo komplikuje realizację projektu. Takie niedopatrzenia mogą wpłynąć na komfort i zadowolenie użytkowników lokalu. W związku z tym, wybór odpowiednich specjalistów jest kluczowy dla sukcesu każdego remontu.

Dobrze przeprowadzony remont lokalu pozwala rozwinąć się biznesowi. Wiarygodny generalny wykonawca wykona remont w sposób bezinwazyjny dla właściciela tak, by mógł skupić się na core swojego biznesu. Źródło: Generalny Wykonawca GoodRoom

Dlaczego właściciel biznesu planujący remont biura lub lokalu powinien znać te zasady? 

Właściciel biznesu planujący remont biura lub lokalu powinien znać zasady skutecznego zarządzania projektem, aby uniknąć niepotrzebnych problemów i kosztów. Zrozumienie tych zasad pozwala na lepsze przygotowanie się do współpracy z wykonawcami oraz na zadawanie właściwych pytań, co ułatwia ocenę ich kompetencji. Znajomość kluczowych aspektów remontu pozwala także na świadome podejmowanie decyzji dotyczących budżetu i harmonogramu prac. Dobrze poinformowany właściciel jest w stanie skuteczniej monitorować postęp remontu i reagować na ewentualne problemy. Sprawdzenie znajomości tych zasad przez potencjalnych wykonawców zapewnia większe bezpieczeństwo inwestycji oraz gwarantuje, że projekt zostanie zrealizowany zgodnie z oczekiwaniami. Ostatecznie, solidna wiedza w tym zakresie przyczynia się do stworzenia funkcjonalnej i estetycznej przestrzeni, która sprzyja rozwojowi biznesu.

O autorze

Robert Zdunek, Managing Partner w firmie GoodRoom Sp. z o.o. – generalny wykonawca Design & Build

GoodRoom jako generalny wykonawca projektów fit-out przejmuje odpowiedzialność za koordynację i realizację projektu aranżacyjnego, oferując wykończenia i remonty pod klucz biur, lokali komercyjnych oraz przestrzeni użyteczności publicznej.

Zespół GoodRoom to profesjonalna ekipa remontowa, eksperci pracujący w 3 branżach – elektrycznej, budowlanej i sanitarnej, oferujący kompleksowe instalacje teletechniczne, systemy CCTV, DSO, SAP, SSP i więcej. W Zespole GoodRoom są zarówno wykonawcy z uprawnieniami i Project Managerowie, jak i kosztorysanci, którzy wspierają firmy w zaaranżowaniu i wycenie projektów remontowych pod ich działalność biznesową.

Dzięki połączeniu wiedzy i doświadczenia z różnych obszarów budownictwa, wykończenia i fit-out, GoodRoom z sukcesem podejmuje się nawet najbardziej wymagających realizacji remontowych, tj. gabinety medyczne, SPA, restauracje czy studia nagraniowe.

Profesjonalny i wiarygodny wykonawca remontowy? zapraszamy@goodroom-db.pl