Dlaczego niedługo działy IT przestaną istnieć?

Ciągle słyszymy o rozwoju technologii, która może przyczynić się do zmniejszenia liczby etatów w działach IT i nie tylko. Jednak czy te obawy są zasadne? Często sami pracownicy wspomnianych działów swoim podejściem blokują rozwój biznesu. Czy jest na to jakieś rozwiązanie?  
Wyobraźmy sobie taką sytuację: Twój szef przekazuje Ci cele na najbliższy rok. Wśród nich następujący: „zwiększyć skuteczność sprzedaży o 20% przy budżecie 100 tys. złotych”. Jesteś ekspertem sprzedaży i dobrze wiesz, że przy takim budżecie oraz braku odpowiedniego wsparcia IT (np. stworzenia systemu wsparcia sprzedaży) cel ten będzie trudno zrealizować. Ale do odważnych świat należy! Przychodzisz i mówisz: Marcinie, mój drogi CIO, potrzebuję ulepszyć nasz system sprzedaży. Chciałbym analizować dane z ubiegłych lat i przedstawiać naszym obecnym klientom oferty tak, by ich trafność była o 30% większa. W tym miejscu padają najczęściej następujące odpowiedzi: „w tym roku nie da rady, bo właśnie budujemy nowe Data Center”, „do zbudowania takiego systemu potrzebujemy 2 Data Center i 30 ludzi”, „zgaduję, ale coś takiego chyba będzie kosztować ok. 10 mln”, „moi ludzie realizują teraz strategiczny projekt, przyjdź za 3 miesiące”. W obliczu tego poirytowany pytam: jak żyć?!
Jeszcze 5 lat temu po takich słowach płakałeś, błagałeś, szedłeś na skargę do swojego przełożonego. W 2015 r. znajdujesz inne rozwiązanie. Okazuje się, że taki system możesz zbudować w chmurze. Wynajmujesz serwery w chmurze, płacąc wyłącznie za to, co zużyjesz. Nie mówisz o tym działowi IT. Zatrudniasz dwóch programistów z zaprzyjaźnionej firmy, którzy, nie mówiąc nikomu, przenoszą dużą część danych sprzedażowych Twojej firmy do chmury („która, o dziwo, jest bardziej bezpieczna, niż te całe Data Center…”). Po 20 dniach pracy aplikacja, wykorzystująca rozwiązania Big Data i Machine Learning, określa z prawdopodobieństwem 78% jaki produkt kupi Twój obecny klient. Sprawdzasz w praktyce i mówisz: Wow! Poważnie kupują! Wzrost sprzedaży o 42% w 4 tygodnie przy wydanych 80 tysiącach. Idziesz więc z dobrą nowiną do zarządu. Z boku siedzi zadowolony Marcin, bo właśnie jego ludzie instalują w Data Center kolejne serwery za 3 miliony złotych, które już za 6 miesięcy zostaną udostępnione do użytku. Pokazujesz wyniki i zaczyna się piekło… Marcin nigdy nie był bardziej zdenerwowany. Krzyczy. Ty krzyczysz. On mówi, że straciłeś rozum. Firmowe dane do chmury? Przecież chmura to zło! Ty krzyczysz, że on nie chciał Ci pomóc, więc zrobiłeś to sam. Mówisz, że chmura jest bezpieczniejsza, bo tysiące firm w Polsce już jej zaufało. Zarząd przygląda się z boku i wyciąga wnioski…
Czy Shadow IT jest niebezpieczne?
Jeżeli nie znasz tej historii, to nie pracujesz w dużej organizacji. Shadow IT jest największym problemem dzisiejszych przedsiębiorstw. Opisany wyżej przykład jest ekstremalny, ale sam spotykam się, niestety, z równie groźnymi dla biznesu sytuacjami dotyczącymi bezpieczeństwa i integralności w dużych polskich firmach. I przewrotnie piszę, że nie jest to zła droga. Shadow IT opisuje budowanie systemów IT, wspierających biznes, poza normami i standardami organizacji, często bez informowania o tym przełożonych oraz działów IT. Do najczęściej używanych aplikacji biznesowych należą: CRM, analityka biznesowa, aplikacje do zarządzania zadaniami, tworzenie kampanii marketingowych.
Shadow IT jest ekstremalnie niebezpieczne. Już nawet w Polsce zdążają się wycieki danych z dużych korporacji, z systemów, o których IT nie miało pojęcia. Jesteśmy świadkami trudnej wojny, gdzie biznes chce zrealizować swoje cele, a działy IT chcą go przed tym powstrzymać procedurami, długimi wdrożeniami oraz gigantycznymi kosztami.
Dlaczego IT musi się zmienić?
Znam w Polsce firmę, która przeszła przez Shadow IT rezygnując z działu IT przy pewnych projektach. Obecnie jeden projekt jest zarządzany przez dwóch Project Managerów. Z kolei programiści zostali zatrudnieni z firmy zewnętrznej i zbudowali usługę we własnej infrastrukturze (chmura). Nie jest to do końca dobra droga, gdyż zanika nam spójność informacji, jednak biznesowo bardzo się to firmie opłaca. Projekt osiąga zyski.
Znam też organizację, która walczy z Shadow IT jak tylko może. Kupują nowe Next Generation Firewalls (nowoczesne rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo IT firmy), systemy ochrony przed wyciekiem danych, nowoczesne systemy śledzenia pracowników, zarządzania i śledzenia urządzeń mobilnych. Te systemy są potrzebne, ale został zgubiony cel tych rozwiązań. Zamiast zwiększać bezpieczeństwo pracowników, działy IT blokują wszystko, co może ułatwić robienie biznesu przy użyciu innych narzędzi.
Znam też firmę, gdzie Shadow IT przyczyniło się do poważnych kłopotów. Dane wyciekły z organizacji, gdyż nie były odpowiednio zabezpieczone. O całej sytuacji IT dowiedziało się po fakcie.
Przedsiębiorstwa w Polsce muszą się zmieniać, aby Shadow IT zniknęło. Nie przez blokowanie dostępów lub donoszenie do przełożonych, ale przez słuchanie potrzeb biznesowych i bycie otwartym na nowe technologie. Te ostatnie zostały wymyślone właśnie po to, by ułatwiać pracę.
Jak dział IT może stać się fundamentem każdej firmy?
Działy IT muszą nauczyć się słuchać i zacząć myśleć w kategoriach pomagania. Każda zmiana, każda decyzja, każdy serwer muszą nieść ze sobą szczerą chęć pomocy biznesowi. Zmiana oraz kultura pomocy muszą przyjść z góry. Wielu dostawców cloud computing, jak np. Atende Business Cloud, oferuje rozwiązania dostępne do użycia już w kilka minut. Zdarzają się przypadki, w których klienci pokazują środowisko dla biznesu już po tygodniu od rozpoczęcia prac, przy czym większość czasu zajmuje zwołanie przedstawicieli firmy do jednej sali, a nie zamawianie serwerów i wkręcanie ich do szaf. Takie rzeczy już się dzieją. Jedynym założeniem jest otwarcie się na rozwiązania, których używają firmy w Polsce, rozwiązania bezpieczne i ekstremalnie elastyczne. Wszystko w modelu pay-per-use oraz na żądanie.
Często widzę firmy, w których prezesi spędzają więcej czasu z dyrektorami IT niż z działami sprzedażowymi. Dzieje się tak tylko tam, gdzie działy IT chcą pomóc przedstawicielom sprzedaży, marketingu, produktu, w realizacji ich celów. W takich firmach Shadow IT nie istnieje.
Życzę takiej przyszłości wszystkim przedsiębiorstwom w Polsce, szczególnie działom IT. Zacznijcie pomagać, albo wkrótce nie będziecie potrzebni!
Autor: Mirosław Burnejko, Cloud Solutions Architect w  Atende SA w Warszawie

Atende SA w Warszawie została wyróżniona w IX edycji Ogólnopolskiego Konkursu Gepardy Biznesu  2014 i VII edycji Ogólnopolskiego Konkursu Potęgi Biznesu  2014.

Atende Software Sp. z o.o. w Warszawie została wyróżniona w IX edycji Ogólnopolskiego Konkursu Gepard Biznesu 2014, w VII edycji Ogólnopolskiego Konkursu Efektywna Firma 2014 i  II edycji Ogólnopolskiego Programu Promocyjnego Mocna Firma Godna Zaufania 2014.