Jak wyposażyć biuro? Tych rzeczy nie może zabraknąć!

Każdy przedsiębiorca, który planuje powiększyć zakres działania swojej firmy, może zdecydować się na wynajęcie biura dla siebie lub swoich pracowników. Warto jednak odpowiednio się do tego przygotować. Jakie przedmioty powinny znaleźć się w miejscu pracy i jak pozyskać środki finansowe na ich zakup?

Jakie są koszty wyposażenia biura?

Okres pandemii przekonał pracowników i pracodawców do pracy w trybie zdalnym. Wielu przedsiębiorców pozostaje jednak przy tradycyjnym trybie pracy, modyfikując go na hybrydowy. Oznacza to, że firmowe biura są wciąż potrzebne. Trzeba je jednak odpowiednio urządzić i wyposażyć, aby praca w nich była przyjemna i efektywna.

Całościowe koszty takiego wyposażenia różnią się w zależności od kilku istotnych czynników. Przede wszystkim jest to metraż biura – w tym stosunkowo niewielkim, gdzie pracować będzie zaledwie kilka osób, można zaoszczędzić przede wszystkim na ilości potrzebnych mebli. Z kolei przy urządzaniu przestronnego biura dla kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników, koszty zdecydowanie wzrastają.

Warto również pamiętać, aby zwracać uwagę na jakość. Firmowy sprzęt jest przeważnie intensywnie używany (średnio przez 30-40 godzin w tygodniu), dlatego też tanie narzędzia o niskiej jakości wykonania mogą po prostu nie zdać egzaminu.

Nie da się więc podać jednoznacznej kwoty kosztów wyposażenia biura. Widełki kosztowe zaczynają się od kilku tysięcy złotych, a kończą nawet na kilkudziesięciu. Niemniej trzeba mieć na uwadze, że takie wydatki można jako przedsiębiorstwo wliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Czym można sfinansować wyposażanie biura?

Jednym ze sposobów na sfinansowanie takiego przedsięwzięcia jest zaciągnięcie kredytu gotówkowego. Aktualne oferty w postaci rankingu znajdują się na stronie https://www.bankier.pl/smart/kredyty-gotowkowe. Uwzględniają najważniejsze parametry, takie jak wysokość oprocentowania czy RRSO, maksymalną kwotę do pożyczenia oraz wysokość prowizji.

Co należy wiedzieć o takim sposobie zadłużenia się? Jest kredytem niecelowym i nie wymaga zabezpieczenia. Można go zaciągnąć na maksymalną kwotę, która obecnie oscyluje w okolicach 200-300 tysięcy złotych. Jednak każdy bank indywidualnie podchodzi do swojej oferty. Co więcej, kredyt gotówkowy może być przyznany na co najwyżej 120 miesięcy, czyli 10 lat. Z kolei najkrótszy okres kredytowania wynosi czasami nawet 90 dni.

Co jednak najważniejsze, jest przeważnie przeznaczony dla klientów indywidualnych. Z tego powodu firmy częściej decydują się na inne źródła finansowania.

Alternatywą dla kredytów gotówkowych jest w tym przypadku kredyt lub pożyczka dla firm. Przyznawane są przez różne banki w Polsce. Należy pamiętać, aby dopasować rodzaj zadłużenia do własnych możliwości i potrzeb. Inną opcją jest skorzystanie z dotacji unijnych lub tych z Urzędu Pracy. Tego typu źródła finansowania mają na celu pomóc przedsiębiorcom w rozpoczęciu działalności, a także w rozwijaniu potencjału firmy.

Niezbędnik wyposażenia biura – co powinno się w nim znaleźć?

Przed poczynieniem pierwszych zakupów warto sporządzić sobie kompletną listę rzeczy niezbędnych do wyposażenia biura. Wliczają się w nie meble, sprzęty elektroniczne, a także też te drobniejsze przedmioty, taki jak artykuły papiernicze. Co więc powinno się znaleźć na takiej rozpisce?

• Biurka i krzesła – początek listy powinny stanowić wielkogabarytowe przedmioty, które stanowią podstawę wyposażenia biurowego. Zaliczają się do nich oczywiście biurka i krzesła. Przy ich wyborze należy kierować się zasadą ergonomii. Ciągła praca przy biurku jest znacznym obciążeniem dla kręgosłupa. Warto więc zadbać o wysokiej jakości krzesła z regulowanymi podłokietnikami i na kółkach. Z pewnością nie należy stawiać na zwykłe krzesła, które stanowią domowe wyposażenie;
• Sprzęt komputerowy – zakup komputerów stacjonarnych to niemały wydatek. Alternatywą dla nich są laptopy dla każdego pracownika. Warto jednak pamiętać o dodatkowym monitorze;
• Dodatki do komputerów stacjonarnych – zalicza się do nich klawiatury i myszki komputerowe. Istotnym przedmiotem będzie również rozdzielacz USB do słuchawek, aby była możliwość korzystania zarówno z mikrofonu, jak i źródła dźwięku;
• Wieszaki lub szafy na okrycia wierzchnie – pracownicy powinni mieć możliwość pozostawienia w osobnym miejscu swoich kurtek i płaszczy. Jeśli wynajmuje się całe piętro w biurowcu, to można jedno z pomieszczeń przeznaczyć na szatnię;
• Komody i kontenerki – to w nich przechowuje się potrzebne materiały biurowe. Pomagają w utrzymaniu porządku;
• Sprzęt typu drukarka i niszczarka – to niezbędne przedmioty, niezależnie od branży czy charakteru działalności. W końcu w każdej firmie krąży obieg dokumentów, gromadzi się dane o klientach czy pracownikach, a także kandydatach na stanowiska. Drukarka z opcją kserowania i skanowania to konieczność i dobrze byłoby też zakupić niszczarkę. Taki sprzęt zdecydowanie ułatwia utylizację dokumentów;
• Wyposażenie kuchni – nie chodzi tu o to, by zapewnić pracownikom kuchenkę, ale warto zadbać o dostępność kubków, filiżanek i sztućców. Przydatna jest także kuchenka mikrofalowa i czajnik elektryczny;
• Ekspres do kawy i dystrybutor wody – to obecnie niemalże obowiązkowe wyposażenie każdego biura. Warto postawić na ekspres dobrej jakości i stosunkowo łatwy w obsłudze. Będzie korzystało z niego wiele osób, dlatego też powinien być też stosunkowo pojemny i łatwy w czyszczeniu;
• Meble do strefy odpoczynku – jeśli przestrzeń w biurze na to pozwala, to warto zadbać o wygospodarowanie przestrzeni do odpoczynku. Można postawić pracownikom fotele, wygodną sofę i stoliczek do kawy, aby mogli tam w spokoju spędzić przerwę, a nie spożywać posiłki przy komputerze;
• Artykuły biurowe – zalicza się do nich wszelkie długopisy, spinacze, notatniki, segregatory czy też baterie do myszki oraz klawiatury. Nie wolno również zapomnieć o papierze do drukarki;
• Środki czyszczące – są przydatne, jeśli nie zatrudnia się nikogo do sprzątania. Zaliczają się do tego też środki do czyszczenia klawiatury czy komputera.

Pełne wyposażenie biura to często niemały koszt dla pracodawcy. Na szczęście można znaleźć różne źródła finansowania. Warto pamiętać o niezbędnych rzeczach, takich jak meble, sprzęty i artykuły papiernicze.

Materiał partnera. Grafika: freepik.com