Europa i Polska przygotowują się do e-fakturowej dyrektywy

2019 będzie rokiem upowszechnienia na Starym Kontynencie automatycznie przetwarzanych e-faktur. Wymusi to wprowadzenie od 18 kwietnia dyrektywy KE o obowiązkowym przyjmowaniu takich dokumentów w administracji publicznej. Oznacza to, że urzędy, samorządy i instytucje państwowe będą musiały odbierać, przetwarzać oraz archiwizować dokumenty w formie elektronicznej.

W Polsce, na ostatniej prostej, trwają prace nad oddaniem w ręce użytkowników Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) służącej do w pełni zautomatyzowanej wymiany rozliczeń. Dostęp do niej będzie możliwy poprzez aplikację webową i desktopową. Przedsiębiorca wybierze czy chce przesłać dokumenty za pośrednictwem strony WWW czy poprzez oprogramowanie instalowane na dysku komputera. Całkowita wartość projektu wynosi ponad 34 mln zł, z czego ponad 29 mln zł pochodzi z Funduszy Europejskich. „PEF  będzie służyć do przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych. Nowe narzędzie pozwoli też na przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją tych zamówień” – podkreśla Tadeusz Kościński, wiceminister przedsiębiorczości i technologii. Projekt ma jednak dalszą perspektywę, a mianowicie łączenie już nie tylko biznesu z instytucjami publicznymi, ale również biznesu z biznesem czyli w relacjach tzw. B2B. „Początkowo obowiązek wystawiania jednolitych e-faktur planowano nałożyć również na wykonawców zamówień publicznych. Z tego założenia ustawodawca jednak się wycofał, a więc dla dostawców i wykonawców prac stosowanie nowych e-faktur pozostanie całkowicie dobrowolne. Liczymy jednak, że dostosowanie systemów tych podmiotów do przesyłania e-faktur w konsekwencji przyczyni się do wzrostu popularności dokumentowania transakcji fakturami ustrukturyzowanymi. To powinno zmobilizować polski biznes do rozliczeń w formie elektronicznej” – zauważa Tomasz Kuciel, prezes zarządu EDISON S.A, będącego częścią konsorcjum PEF Expert – brokera rządowej Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Kraje europejskie także przygotowują się do wdrożenia europejskiej dyrektywy. W Portugalii od 1 stycznia 2019 roku automatycznie przetwarzane faktury są już obowiązkiem w administracji publicznej. Dostawcy są zobowiązani do przesyłania rozliczeń w takiej postaci na poziomie centralnym i regionalnym. Tym samym rząd w Lizbonie wyprzedza ostateczny termin 18 kwietnia nałożony przez UE. W Niemczech pod koniec ubiegłego roku rząd Angeli Merkel opracował harmonogram wprowadzenia systemu PEPPOL na poziomie federalnym, regionalnym i lokalnym. EDISON S.A. jest pierwszą polską firmą, która została przyjęta w poczet stowarzyszenia OpenPEPPOL. Według Tomasza Kuciela to podmiot będący punktem odniesienia dla rządów europejskich i ich dostawców w zakresie eProcurement, czyli obszaru e-biznesu dotyczącego zarządzania wszystkimi działaniami związanymi z elektronicznym procesem zamówień. „Projekt koncentruje się na kluczowych elementach e-zamówień, aby umożliwić firmom komunikowanie się drogą elektroniczną z jakąkolwiek instytucją europejską w procesie zawierania zamówień. Zwiększa to efektywność i obniża koszty.”

We Włoszech w lipcu zeszłego roku wprowadzono nakaz rozliczania się w formie Business To Government (B2G) za pomocą platformy SDI. Podwykonawcy i wykonawcy w ramach zamówień publicznych przesyłają dokumenty poprzez elektroniczny hub, który umożliwia szybki obieg elektronicznych faktur. Od Nowego Roku w system włączono również rozliczenia B2B. Wielka Brytania zmaga się z trudnościami Brexitu, ale pracuje też nad udoskonaleniem elektronicznego systemu zwrotu podatku VAT. Od 1 kwietnia 2019 roku przedsiębiorcy osiągający na fakturach dochód powyżej 85 tys. funtów będą musieli archiwizować swoje księgi w formacie cyfrowym oraz przesyłać je drogą elektroniczną do Urzędu Skarbowego. Taki raport należy dostarczać co kwartał. Na Węgrzech upowszechnienie automatycznego przetwarzania e-faktur doprowadziło do zwiększenia poziomu ściągalności VATu. Przyznał to minister finansów Mihaly Varga. „Miliony e-faktur zawierają ogromną ilość danych. Poprzez ich analizę jesteśmy w stanie odróżnić solidnych płatników od tych, którzy próbują działać niezgodnie z prawem”.

Europejskim potentatem Elektronicznej Wymiany Danych jest Skandynawia. W Szwecji powszechne e-fakturowanie stosowane jest od prawie 20 lat. System nadal jednak podlega rozbudowie i ciągłemu rozwojowi. Od kwietnia br. obowiązkiem będzie elektroniczne fakturowanie w formacie B2G. Administracja publiczna będzie akceptować rozliczenia w formacie PEPPOL lub krajowym Svefaktura. Norwegowie przygotowując się do wdrożenia europejskiej dyrektywy także od 1 stycznia wprowadzili obowiązkowy standard fakturowania w formacie B2G. Powstał na bazie PEPPOL BIS i jest w pełni zgodny z Dyrektywą 2014/55/UE.

W Polsce automatyczne przetwarzanie faktur będzie obowiązywać w ustawach Prawo zamówień publicznych, o partnerstwie publiczno-prywatnym i o umowie koncesji na roboty budowlane i usługi. Wyjątkiem będą zamówienia objęte tajnością ze względu na ochronę bezpieczeństwa państwa. Fakturowanie elektroniczne będzie stosowane również w przypadku małych zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej progu równowartości 30 tys. euro. W tym przypadku można wyłączyć zastosowanie e-faktur w umowie, ogłoszeniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego.