RODO w branży HR

Czy wprowadzenie RODO oznacza koniec rekrutacji w sieci? Czy referencje przestaną mieć znaczenie? Czy i w jaki sposób potencjalny pracodawca będzie mógł zweryfikować informacje podane w CV? Ostatecznie, czy RODO to wróg rekrutacji?

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które obowiązuje od końca maja zrewolucjonizowało przetwarzanie informacji w wielu podmiotach, zarówno prywatnych jak i publicznych. Celem rozporządzenia jest ujednolicenie zasad odnoszących się do ochrony danych osobowych we wszystkich państwach członkowskich UE. W znaczny sposób zmiany wpłynęły na gromadzenie i przetwarzanie informacji przez działy personalne i kadry, które o pracownikach wiedzą najwięcej. – „Regulacje obowiązujące od kilku miesięcy, to zmiany dotyczące właściwie wszystkich pracodawców, zarówno tych zatrudniających w oparciu o umowę o pracę, jak i w oparciu  o umowy cywilno-prawne. We wszystkich sektorach zasady przewarzania i gromadzenia informacji w procesie rekrutacji będą jednakowe.”– wyjaśnia Karolina Serwańska, dyrektor zarządzająca w Polski HR Sp. z o.o.

Sam proces będzie wymagał wielu zmian szczególnie w firmach, w których proces przetwarzania danych nie jest całkowicie zautomatyzowany. – „Dla większości firm, zwłaszcza dużych korporacji, które dysponują rozbudowanym systemem HR i narzędziami IT zmieni się niewiele. Proces rekrutacji i późniejszego przechowywania informacji jest obecnie zdominowany przez narzędzia IT. Nie wolno jednak zapominać o dokumentach w tradycyjnej, papierowej formie. Obowiązujące wcześniej rozporządzenie GIODO zawierało chociażby rygorystyczne wytyczne co do przechowywani CV, czy zakaz stosowania zbiorczych list obecności.” – dodaje Karolina Serwańska.

Koniec sprawdzania kandydata?

– „Wprowadzenie RODO ograniczy możliwość sprawdzania potencjalnego pracownika, nie będzie już możliwości swobodnego prześwietlenia życiorysów aplikujących. Referencje po 25 maja są już nieskuteczne. Rekruter może oczywiście sprawdzić podane informacje, jednak wyłącznie w zakresie informacji, jakie już posiada. Wykluczone będą dodatkowe pytania o okoliczności zwolnienia czy rodzaj wykonywanych zadań. Ma to swoje pulsy i minusy. Wartościowy pracownik może stracić argumenty przy rozmowie i negocjacji lepszych warunków zatrudnienia. Natomiast ten z niepochlebną opinią oczywiście zyska. Rekruterzy mogą poprosić o szczegółowe informacje. Jeśli natomiast kandydat odmówi ich udzielenia, nie będą mogli wówczas szukać ich we własnym zakresie. Pracodawca za każdym razem, gdy będzie chciał potwierdzić informacje podane w CV, musi poinformować o tym osobę zainteresowaną i otrzymać od niej zgodę. Jeżeli osoba ubiegająca się o pracę nie wyrazi zgody na dodatkowy reaserch, rekruter może przypuszczać, że ma coś do ukrycia, albo po prostu nie zależy jej na stanowisku.” – uzupełnia Karolina Serwańska.

Rozporządzenie wymusi zmiany już na poziomie tworzenia ogłoszeń o pracę. Precyzyjne określenia jakich dokumentów i informacji oczekuje zespół rekrutacyjny, zbędne będą dodatkowe wyjaśnienia i dopytywania o szczegółowe kwestie. – „Kodeks pracy dokładnie podaje jakich informacji może oczekiwać pracodawca od osoby ubiegającej się o pracę, jest to: imię, nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania (do korespondencji, jeżeli jest inny), wykształcenie i dotychczasowe doświadczenie zawodowe. W wielu ogłoszeniach, pracodawcy zaznaczają, że oczekują również zdjęć kandydatów a CV bez nich nie będzie brane pod uwagę. Tego rodzaju działania są obecnie bezprawne. Żądanie informacji innych niż te wyżej wymienione można traktować jako naruszenie ochrony danych.” – zaznacza dyrektor zarządzająca Polskiego HR’u. Podobnie przedstawia się sprawa niedyskretnych pytań dotyczących stanu cywilnych, czy planów osobistych związanych chociażby z macierzyństwem. Tego rodzaju naruszenia jest jednak trudno udowodnić. – „Pracodawca nigdy nie przyzna, że zadał tego rodzaju pytanie, trudno więc będzie udowodnić tego rodzaju dyskryminacje.” – podsumowuje Karolina Serwańska.

Liczne wątpliwości  

Wątpliwości w zakresie RODO i rekrutacji, czy szerzej rynku pracy nie brakuje. Po pierwsze co dzieje się z danymi kandydata, który nie przeszedł procesu rekrutacji?  Firma posiada już jego dane, czy może więc przechować o nim informacje? – „Wiele organizacji nie precyzuje jak dług będzie przechowywać dane osobowe uzyskane w procesie rekrutacji. Samo rozporządzenie nie podaje żadnych ograniczeń czasowych, wskazuje jednak, że kandydata należy poinformować jak długo będą przechowywane. Sama organizacja musi zatem określić takie ramy czasowe.” – wyjaśnia ekspert.

W obliczu RODO problematyczne wydaje się prowadzenie wstępnej rekrutacji przy pomocy portali społecznościowych. Karolina Serwańska wyjaśnia jednak, że jest to możliwe, chociaż będzie wymagać innego rodzaju komunikacji ze strony rekrutera. Po pierwsze powinien upewnić się, że profil na jaki trafił ma charakter wyłącznie zawodowy, a nie prywatny. Po drugie powinien uzyskać zgodę na przedstawienie oferty. Jeżeli osoba zajmująca się rekrutacja taka zgodę uzyska, oferta dopiero na tym etapie może być zaprezentowana.

– „Nowe wytyczne wyznaczą inne standardy rekrutacji, wydaje mi się, że zmniejszą one liczbę osób pozbawionych motywacji do zmiany pracy czy nie do końca zdecydowanych na podjęcia aktywności zawodowej. Zaangażowanie samych kandydatów zwiększy się a standardem stanie się informacja zwrotna o wyniku rozmowy.” – podsumowuje Karolina Serwańska.